Gestire uno spazio di coworking non è un compito facile. Soprattutto perché si tratta di molto più che gestire uno spazio. Il controllo degli accessi, la comunicazione verso i membri, la gestione dei membri, la fatturazione, la prenotazione delle postazione e l'IT sono tutti componenti vitali di uno spazio fiorente.
D'altra parte, uno spazio di coworking è anche un business, con spese generali da monitorare, entrate da raccogliere e molti dati da raccogliere, analizzare e sintetizzare. Entrambe questi aspetti di uno spazio si influenzano a vicenda, limitando o rivelando possibilità in modi diversi.
Certamente è possibile gestire uno spazio di coworking usando folgi elettronici e altri strumenti ma mentre siamo impegnati a monitorare le presenze o inviare fatture, le tattiche di costruzione della comunità spesso ne risentono. Ad un certo punto questi sistemi falliscono ed è tempo di cercare qualcosa di meglio.
Anche in questo caso il mondo dell'Open Source viene in aiuto con un software ad hoc: The Nadine Project.
Si tratta di una soluzione open source creata da Jacob Sayles e dal team di Office Nomadsa Seattle. Questi ragazzi fanno parte del movimento di coworking e quindi tutte le funzionalità presenti in Nadine sono state pensate ed inserite da chi è del mestiere.
Nadine è composta da quattro applicazioni: Members, Staff, Admin, and Tablet.
Members è l'applicazione rivolta ai membri. Questa applicazione è ciò che i membri useranno per connettersi tra loro, il personale dello spazio di coworking e una comunità più ampia. Altre caratteristiche dell'applicazione Members sono il calendario degli eventi, la possibilità di iscriversi e annullare l'iscrizione alle mailing list, l'invito Slack (se consentito nelle Impostazioni) e la capacità generale di vedere chi sono gli altri membri e organizzazioni e di effettuare una richiesta di connessione.
L'applicazione Staff consente al personale di uno spazio di gestire al meglio le iscrizioni e le attività richieste per gestire lo spazio. È l'applicazione progettata per consentire al personale di monitorare facilmente l'utilizzo dello spazio, rivedere fatturazione e depositi e modificare le informazioni sui membri se e/o quando necessario.
Come la maggior parte delle applicazioni di amministrazione, Admin ha accesso assoluto ai dati dell'utente e dello spazio. Solo gli amministratori dell'applicazione hanno accesso a questa parte di Nadine.
L'applicazione Tablet è pensata per essere utilizzata su iPad all'ingresso di uno spazio come una sorta di portale. L'utente ha accesso per accedere e vedere chi altro è presente nello spazio. Inoltre, un utente può firmare documenti come un contratto di adesione.
Nel video presente su Vimeo è possibile vedere come funziona Nadine.
Quindi se anche voi gestite o avete intenzione di gestire uno spazio di coworking allora The Nadine Project vi sarà di grande aiuto.
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