Il 25 Maggio scorso è entrato ufficialmente in vigore il GDPR, ossia il nuovo regolamento europeo dedicato alla protezione dei dati personali. In pratica con l'introduzione del GDPR tutti i titolari di partita IVA che raccolgono dati personali, ad esempio quelli dei clienti, sono anche incaricati di mettere in atto tutta una serie di azioni volte a metterli al sicuro. Il mancato rispetto delle norme previste da questo nuovo regolamento comporta delle sanzioni molto salate.
Mentre per le imprese un po' più strutturate adottare delle misure di sicurezza può essere relativamente facile, questo compito può diventare molto difficile per un libero professionista quale può essere un barbiere, un avvocato o un consulente. Infatti, mentre prima usare un foglio elettronico poteva andare bene oggi non è più così.
Questo però non vuol dire che il libero professionista deve necessariamente dotarsi di strumenti costosi e anche difficili da usare, magari pensati guardando ad un utilizzo da parte di imprese più strutturate.
Ecco perché voglio presentarvi uno strumento che vi permetterà di archiviare e proteggere tutte le informazioni dei vostri contatti e che allo stesso tempo sia semplice da usare e gratuito. Scommetto che volete sapere come si chiama:
Contact Contacts.
Si tratta di un programma freeware (quindi gratuito da usare) che non richiede alcuna installazione. Il che vuol dire che non va toccare il registro di Windows e che può essere messo anche su una chiavetta USB per averlo sempre a disposizione. Benché sia nato per Windows può comunque essere usato su Linux e Mac a patto di farlo girare dentro Wine.
Ma cosa fa questo programma? In pratica vi permette di raccogliere in maniera centralizzata tutte le informazioni dei vostri contatti compilando una semplice scheda con tutti i campi pre-impostati (nome, cognome, email, indirizzo, telefono, etc.). Naturalmente in qualsiasi momento potrete modificare e/o cancellare i dati di un contatto in qualsiasi momento.
Se facesse solo questo non ci sarebbe grande differenza rispetto all'uso di un foglio elettronico. Infatti c'è di più!
Anzi tutto potete assegnare ciascun contatto ad una o più categorie che potete creare e gestire in molto semplice. Ad esempio potete creare una categoria in cui inserire tutti i contatti che vi hanno dato il consenso a ricevere comunicazioni di tipo marketing, come previsto dal GDPR. Non ci sono limiti al numero di categorie che potete creare.
Ma la funzionalità veramente utile e interessante ai sensi del GDPR è la seguente: per poter accedere al programma potete impostare una password. Impostando questa password l'intero archivio verrà criptato, ossia reso in un formato illeggibile da qualsiasi persona o programma esterno che non conosca questa password. Attenzione a non scordarla altrimenti anche voi non potrete più accedere ai dati. Questo perché la password non viene memorizzata all'interno del programma stesso.
Altra funzionalità molto comoda è che potete esportare i dati di un singolo contatto o di un gruppo di contatti con un semplice clic ed in un formato che permette di importarli poi facilmente in altri programmi. Anche questa funzionalità permette di rispettare un'altra indicazione imposta dal GDPR: fornire, su sua richiesta, i dati di un contatto in un formato portabile su altre piattaforme.
Infine è da segnalare che Contact Contacts vi permette di contattare i vostri contatti via email oppure tramite SMS, basta impostare opportunamente il programma. Magari questa è una funzionalità che può non interessarvi ma può comunque essere utile sapere che c'è.
Quindi se siete liberi professionisti e cercate uno strumento che vi permetta di archiviare e gestire i dati dei vostri contatti secondo quanto previsto dal GDPR e che sia anche gratuito e semplice da usare, allora Contact Contacts è la soluzione giusta.
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